La importancia de la planificación en el mantenimiento o de cualquier trabajo complejo

Hace ya algún tiempo asistí a una formación con una empresa de coaching. El objeto de esta formación era hacernos ver que cualquier tarea que tuviese un mínimo de complejidad era clave la planificación previa de esta. Muchas veces trabajos sencillos se vuelven muy complicados ya que no ha habido un análisis previo de todo lo que comporta. En esta entrada veremos las implicaciones de la planificación en el mantenimiento y algunos consejos que nos ayudarán a mejorar en nuestro día a día.

Cualquier empresa de servicios ejecuta día a día trabajos de una cierta complejidad, o al menos con muchas tareas. Pondré un ejemplo de nuestro día a día. Tenemos una avería en un motor de media tensión que no arranca. Nos avisan que esa reparación es muy urgente ya que se ha bajado la producción al no disponer de ese motor.

Las prisas no son buenas consejeras

Lo más normal es que los oficiales de mantenimiento salgan inmediatamente hacia el equipo para intentar averiguar el problema y repararlo. Llevan su bolsa de herramientas y poca cosa más. Al llegar se encuentran con un relé de protección digital el cuál necesita un portátil para obtener los datos de su interior. No disponen de la última revisión del esquema de esta cabina. El equipo está parado y no ven nada anómalo a simple vista.

Lo anterior es extrapolable a empresas que empiezan obras o reparaciones sin un análisis mínimo del alcance real que tienen por delante. Cuántas veces se presupuestan trabajos y luego empiezan a aparecer desviaciones que con un estudio previo se habrían visto. Demasiadas.

Todo lo anterior se habría resuelto con una correcta planificación de los trabajos. Pero que es la planificación, pues es el estudio de cualquier tarea analizando todos los pasos que vamos a dar, que recursos y materiales vamos a necesitar para la ejecución de la tarea.

Por donde empiezo a planificar?

Y cómo podemos planificar los trabajos?? Lo primero que habría que hacer es intentar conseguir el máximo de información de las tareas que vamos a realizar. Si tomamos como referencia el ejemplo que puse al principio deberíamos conseguir, esquemas del circuito de mando, características del motor, protecciones que actúan sobre el. Seguramente este equipo iría controlado por un PLC, entonces deberíamos conseguir la lógica que lo controla. Si es un trabajo que debemos realizar a un cliente, deberemos visitar la instalación, tomar todas las medidas que podamos, realizar fotografías de la instalación o equipos a intervenir.

Empezamos ya a trabajar? No, ahora toca pensar.

Una vez dispongamos de la máxima información posible ya podemos empezar a poner sobre un papel o un documento informático la secuencia que seguiremos para realizar la reparación o trabajos. Deberemos tener en cuenta los posibles resultados que obtendremos en cada paso y las acciones que haremos en consecuencia. No tiene que ser un documento con muchísimo detalle, pero debe ser capaz de reflejar las tareas principales y que caminos seguiremos en función de los resultados que nos den.

Ese documento en una reparación es relativamente sencillo, pero en la puesta en servicio de una barra de media tensión suele ocupar bastantes hojas. Si tenemos la lista de tareas a ejecutar, e incluimos los materiales que utilizaremos en cada una de las tareas, tenemos un presupuesto bastante preciso.

Y porque no automatizamos la planificación

Si este ejercicio que hemos realizado para una reparación o para la preparación de una oferta lo hacemos plantilla habremos conseguido automatizar la tarea de planificación. Además si en una empresa o departamento trabajan diversas personas, con una plantilla conseguiremos uniformizar la forma de trabajar.

Cómo podéis observar lo que dijo Einstein estaba cargado de razón. Debemos perder todo el tiempo necesario en pensar lo que vamos a hacer, de forma que cuándo lo hagamos consigamos el resultado que hemos diseñado.